Planejar bem uma licitação não é burocracia — é inteligência. Sob a nova Lei nº 14.133/2021, a fase preparatória deixou de ser um "esquenta" e passou a ser o coração da contratação pública. É nela que a Administração define o que realmente precisa, consulta o mercado e toma decisões que vão impactar todas as etapas seguintes.

E isso interessa a todos: ao gestor que quer evitar erros, à empresa que pretende vender para o governo e ao cidadão que exige eficiência com o dinheiro público.

Neste artigo, você vai entender por que a etapa preparatória virou prioridade máxima — e como ela afeta diretamente o sucesso (ou fracasso) das licitações.

O que você vai aprender neste artigo: 

  • Como a fase preparatória impacta todo o processo de contratação pública: e por que empresas e órgãos públicos não podem mais tratá-la como mera formalidade.
  • O que é, afinal, o ETP, a análise de riscos e o termo de referência: e como cada um desses documentos molda as decisões e elimina surpresas.
  • Quais boas práticas já são exigidas pela nova lei: e como o diálogo com o mercado virou parte legal do processo - e não mais suspeita de conluio.

Resumo do artigo - Planejamento Fase Preparatória

  • A fase preparatória virou prioridade na Lei 14.133/21: Agora, o planejamento é obrigatório, estratégico e determinante para o sucesso da licitação — não dá mais pra pular etapas.
  • O ETP é a espinha dorsal do processo: Documento que define o problema, a melhor solução e o custo-benefício. Uma escolha mal feita pode eliminar concorrentes qualificados.
  • O diálogo com o mercado passou a ser legal e recomendado: A Administração deve ouvir fornecedores para reduzir erros técnicos, alinhar expectativas e escrever editais mais claros e exequíveis.
  • A análise de riscos agora é exigência legal: É a forma de antecipar problemas, evitar prejuízos e garantir maior segurança para quem contrata e para quem vende.
  • TR e Projeto Básico devem ser posteriores ao ETP: Eles detalham o objeto da contratação. Se vierem antes ou mal feitos, geram aditivos, litígios e contratos frágeis.
  • A pesquisa de preços precisa seguir critérios objetivos: Sem achismos: é necessário justificar a metodologia, usar fontes confiáveis e evitar distorções para cima ou para baixo.
  • O edital é o reflexo de tudo que foi pensado antes: Se o planejamento for ruim, o edital será confuso, mal estruturado e com maior risco de impugnações ou fracassos.
  • O bom planejamento reduz aditivos e atrai fornecedores sérios: Quanto mais claro o objeto, menor o risco, maior a competição e melhor o resultado para a Administração.
  • As empresas devem acompanhar a fase preparatória de perto: É nela que decisões-chave são tomadas. Ignorar esse momento é perder a chance de influenciar tecnicamente o edital.
  • O planejamento é uma mudança cultural — e exige esforço: Mais que norma, é mudança de mentalidade. Requer tempo, técnica e coragem para mudar a forma de contratar no setor público.

A Fase Preparatória na NLLC

A Lei virou a chave para o processo de contratação pública. Antes o foco era a fase da seleção e disputa. Agora o planejamento emerge como o coração e o ponto de partida essencial para qualquer contratação da Administração Pública.

Essa mudança não é um detalhe burocrático; reflete uma compreensão mais madura já que a qualidade e o sucesso de uma contratação são determinados muito antes de o edital ser publicado. 

É na fase preparatória que a Administração identifica suas reais necessidades, pesquisa o mercado, avalia as melhores soluções e mapeia os riscos envolvidos. É onde se constrói a infra e a superestrutura para um caminho bem-sucedido.

A NLLC exige que o gestor público "pare e pense" de forma estratégica. Significa investir tempo e recursos na elaboração de um planejamento robusto, compreendendo que um bom começo é caminho para uma boa contratação.

A proximidade entre público e privado é legal?

Sim. A Administração é generalista e precisa das empresas, que são especialistas em seu segmento. Embora o passado tenha imposto barreiras, hoje isso é superado.

Portaria SEGES/MGI nº 8.678/2021 (federal) dá bom exemplo, seguido por muitos outros órgãos. Trata da Política de interação com o mercado fornecedor e com associações empresariais. 

Art.  15. Compete ao órgão ou entidade, quanto à interação com o mercado fornecedor e com associações empresariais: I - promover regular e transparente diálogo quando da confecção dos ETP, de forma a se obterem insumos para a otimização das especificações dos objetos a serem contratados, dos parâmetros de mercado para melhor técnica e custo das contratações, e das obrigações da futura contratada, conforme dispõe  art. 21 Lei nº 14.133/2021...

Por óbvio tal postura melhora o planejamento e decisões, resulta em especificações reais e reduz erros nos editais e contratos. Em TIC há um abismo entre a linguagem do público e do privado, e só a proximidade poderá reduzir a assimetria de informações, mortal para as contratações públicas.

O Planejamento como Pilar Fundamental 

São inúmeros os benefícios de um Planejamento adequado. Investir tempo e esforço na fase preparatória impacta positivamente em todas as etapas do processo licitatório e da execução contratual. 

Citamos: redução de aditivos e reequilíbrios, minimização de litígios e questionamentos, atração de empresas qualificadas, maior segurança jurídica para gestores e contratados.

A importância do ETP 

O ETP e sua finalidade tomam assento importante na NLLC em várias oportunidades, em especial no art. 6º XX, art. 36 § 1º, art. 44, art. 18 §1º.

Possui 13 abordagens, mas nem todas obrigatórias em função do caso concreto. Em síntese: Diagnóstico da necessidade, definição e justificativa da solução que represente o melhor custo benefício. 

A Administração ao definir uma solução pode estar excluindo a participação de empresas, na licitação em função do objeto escolhido. Por isso empresas: FIQUEM ATENTAS A ESTA FASE E PARTICIPEM DELA NO QUE FOR POSSÍVEL.

A Administração compra frota x aluga frota x contrata APP de transporte (Uber, 99 taxi); compra ambulâncias x terceiriza o transporte de pacientes; realiza concurso público x terceiriza atendimento; implanta sua estrutura de TIC x terceiriza atendimento de suporte e desenvolvimento? 

O ETP é, portanto, um documento robusto que define a melhor solução para uma dada necessidade; e se a nova contratação é necessária ou não.

Análise de Riscos em Licitação

A gestão de riscos deixa de ser uma prática opcional ou intuitiva e se torna uma obrigação da Administração Pública, refletindo a busca por maior segurança e eficiência nas contratações.

A Análise de Riscos é uma abordagem proativa que busca fortalecer a contratação pública, tornando-a mais resiliente, previsível e com maior probabilidade de entregar os resultados esperados, protegendo o interesse público e os recursos financeiros.

Termo de Referência e Projeto Básico

Se o ETP define a necessidade e a solução geral, o TR para serviços e compras, ou o PB para obras e serviços de engenharia, é o documento que especifica e detalha o objeto da contratação. Ele traduz a necessidade em requisitos claros e mensuráveis. 

Por isso o TR ou PB são posteriores ao ETP. Hoje o que se constata é um ETP pro forma e posterior ao TR ou PB, nada mais equivocado.

Sem deixar de citar que o anteprojeto está previsto quando de tratar de regime de execução contratação integrada, para a qual há liberdade do contratado trazer soluções para as obras.

O TR/PB é fundamental porque é o principal documento que os licitantes utilizarão para elaborar suas propostas. Quanto mais claro e completo for, menores serão as dúvidas, as chances de erros nas propostas e os problemas durante a execução do contrato. 

Alguns pontos de atenção pra você empreiteira. Não é incomum que os editais apresentem projeto básico deficiente, incompleto, o que impacta sua participação e sua vida em caso de futura contratação. Resulta em falhas na elaboração do orçamento e cronograma físico-financeiro. Por isso, as empresas devem analisar todos os documentos a fundo antes de decidir pela participação no certame.

Pesquisa de Preços

A estimativa de preços iniciada no ETP é aprofundada na fase de pesquisa de preços. Este é o processo de coletar e tratar informações sobre os preços de mercado para o objeto que se pretende contratar. 

A NLLC exige métodos robustos para essa pesquisa, visando garantir que a Administração obtenha o preço vantajoso sem incorrer em sobrepreço ou subpreço. Tudo é tratado pelo art. 23. 

Em seu 1º trata de compras e serviços. Em seu §2º trata de obras e serviços de engenharia que remete a pesquisa ao SINAPI e SICRO. Nada aqui é óbvio. Requer atenção do orçamentista.

Metodologias e Diversidade de Fontes

Para aquisições e serviços a NLLC estabelece a busca por múltiplos parâmetros, como: Painel de Preços ou sistemas similares de outros órgãos públicos; Contratos anteriores similares da própria Administração; Pesquisas publicadas em mídias especializadas; Cotações diretamente com fornecedores (mínimo três).

Toda a pesquisa deve ser documentada, com a identificação das fontes e a metodologia utilizada. A decisão pelo preço de referência deve ser justificada, considerando as peculiaridades do mercado e do objeto.

Uma pesquisa de preços bem feita é crucial para o sucesso da licitação, pois um preço superestimado pode afastar a competição ou gerar prejuízo, enquanto um preço subestimado pode levar a licitações desertas ou a propostas inexequíveis.

Edital 

Por fim, toda a inteligência e o detalhamento desenvolvidos nos documentos anteriores são consolidados no edital e minuta do contrato. 

O edital contém as regras do jogo: rito, modelagem, modalidade, critério de julgamento, modo de disputa, condições de participação, documentos habilitação, prazos, etc.

Minuta do Contrato

Apresenta as cláusulas que vincularão as Partes, detalhando direitos e obrigações, garantias, sanções, reajustes, formas de rescisão e, crucialmente, a matriz de riscos elaborada na fase preparatória.

Desafios e Boas Práticas na Implementação da Fase Preparatória

Apesar de todas as inovações e dos benefícios que a fase preparatória aprimorada traz, sua implementação impõe desafios. A mudança de um modelo reativo para um proativo exige esforço, investimento e transformação cultural. 

Visão da Administração Pública: Desafios e Estratégias

Para a Administração Pública, a exigência de um planejamento mais robusto representa tanto um ônus inicial quanto um investimento que trará retornos significativos. Mas há uma cultura organizacional enraizada; requer capacitação e conhecimento técnico; incremento de recursos humanos e estrutura; resistência à mudança e ao novo; pressão por agilidade. Há uma tensão constante entre a necessidade de agilizar as contratações públicas e a demanda por um planejamento mais rigoroso e demorado. 

Visão das Empresas: Benefícios 

Para as empresas que se dispõem contratar com o poder público, essa nova abordagem traz uma série de benefícios claros e tangíveis.

Maior clareza e previsibilidade porque as empresas sabem exatamente o que precisam entregar, reduzindo incertezas, com precificação mais assertiva. 

Redução de aditivos e litígios e maior segurança na execução do contrato. Foco na solução, não na burocracia.

Começar bem é o que muda tudo

Se antes o processo licitatório girava em torno da disputa, hoje a virada está no início. A Lei nº 14.133/2021 inverteu o foco: agora, o que determina o sucesso da contratação é o que se faz antes do edital. 

O Planejamento da Fase Preparatória deixou de ser uma etapa burocrática para se tornar o ponto mais estratégico de toda a jornada.

O ETP, a análise de riscos, o diálogo com o mercado, a pesquisa de preços, o TR - cada elemento dessa fase forma a base de decisões que terão impacto direto no custo, na qualidade e na execução do contrato. 

Um erro aqui contamina todo o resto. Um acerto, pelo contrário, evita aditivos, litígios e surpresas.

A nova lei impõe maturidade. Mas também oferece oportunidade: para quem contrata e para quem vende. Profissionais capacitados e empresas atentas são agora parte legítima da construção de contratações públicas mais eficientes.

Se você quer estar pronto para esse novo cenário, conheça os cursos e formações oferecidos pelo Instituto Licitar. É lá que o conhecimento técnico encontra aplicação prática - e onde o seu próximo passo pode começar.